transparent

Udbudsloven – indkøb nemt og korrekt

Udbudsloven pr. 1. januar 2016

Reglerne for alle offentlige myndigheder er, at købet skal foregå på markedsmæssige vilkår, og at man har tildelt ordren i forhold til “mest fordelagtige” indkøb – altså ikke nødvendigvis det billigste.
Lignende regler gælder for alle andre EU-lande.

(Private virksomheders indkøb er ikke underlagt samme vilkår).

Herunder er reglerne for varekøb og licenser kort forklaret, og i højre kolonne (eller nederst for håndholdte enheder) er der et eksempel på, hvordan man kan dokumentere og overholde reglerne.

Der er 3 muligheder for vare- og licenskøb:

transparent

1.
Køb af samme vare
LIG eller MINDRE end

1,5 mill. kr. ekskl. moms
over 4 år
(for staten er det 1 mill. kr.)

transparent

Hvis ikke der er “grænseoverskridende interesser” (se herunder):

Indkøb frit ud fra

  • “bedste pris” eller
  • “mest fordelagtige indkøb samlet set”

Videre forløb:
-> Køber skal finde 2-3 priser eller 2-3 beskrivelser af vare, support, vilkår eller andet, der ligger til grund for tildelingen af købet. Det hedder at “markedsundersøge”.

-> Indkøb så

-> Hvis du vil dokumentere indkøbet, så lad dig f.eks. inspirere af eksemplet i højre kolonne (eller nederst for håndholdte enheder).

2.
Køb af samme vare
OVER

1,5 mill. kr. ekskl. moms
over 4 år
(for staten er det 1 mill. kr.)

transparent

Køber skal foretage et EU-udbud

Videre forløb:
-> Foretag EU-udbud sammen med udbudsjurist

3.
Miniudbud
på den frivillige SKI-aftale
02.06 Standardsoftware

transparent

Videre forløb:
-> Foretag miniudbud sammen med udbudsjurist

Klart grænseoverskridende interesse?

transparent
transparent

Køber skal derudover vurdere, om en opgave har såkaldt “klart grænseoverskridende interesse”, altså om en virksomhed i et andet EU-land, kan være interesseret i at byde på ordren.

Det er købers egen vurdering, om ordren har “klart grænseoverskridende interesse”
Ved vurderingen skal man lægges vægt på følgende overskrifter:

  • Ordrens genstand
    [Beskriv indkøbet, f.eks. 100 stk. software-licenser].
  • Ordrens anslåede værdi
    [Angiv ca.-værdi i kr. for dette indkøb].
  • Forholdene i den pågældende branche, herunder markedets størrelse, struktur og handelspraksis
    [F.eks.: Der er én mulig producent men flere mulige leverandører i forskellige lande. Produktet er testet og fundet egnet i vores infrastruktur].
  • Det geografiske sted, hvor ordren/kontrakten skal udføres.
    [Beskriv hvor levering skal ske. F.eks.: Der er tale om licenser uden fysiske forsendelser. Geografien har derfor næppe betydning i relation til den grænseoverskridende interesse].
  • Evt. kontrakt og varighed
    [Beskriv om der er udfærdiget en kontrakt, eller på hvilke vilkår indkøbet foretages].

Samlet vurdering:
[Beskriv her, om der samlet set er grænseoverskridende interesser i dette indkøb].

transparent
transparent

(Se eksempel på Samlet vurdering af Grænseoverskridende interesser i højre kolonne (eller nederst for håndholdte enheder)).

NB:
Hvis det vurderes, at en virksomhed i et andet EU-land, kan være interesseret i at byde på ordren, skal indkøber foretage en EU-annoncering i samarbejde med udbudsjurist.

transparent
transparent

– Link til Udbudsloven
– Link til Udbudsloven, vejledning
– Link til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, Klart grænseoverskridende interesser

Eksempel på Markedsundersøgelse og Grænseoverskridende vurdering:

transparent

Markedsundersøgelse:

Der er kun fundet 2 priser. De er ens, så tildeling er sket til den leverandør, der er producentens foretrukne partner, som opfylder vores krav om dansksproget kontakt til leverandøren både hvad angår evt. spørgsmål i forb. med tilbud samt ved evt. efterfølgende kontakt omkring leverance og brug.
I den sammenhæng ønsker vi hurtigst mulig reaktionstid for ikke at forsinke håndteringen.

1) CCpro: Stykpris: kr. 319,80
2) XXX: Stykpris: kr. 319,80

Grænseoverskridende vurdering:
Det vurderes, at der samlet set ikke er grænseoverskridende interesse i forbindelse med indkøbet.
Vi ønsker dansksproget kontakt til leverandøren både hvad angår evt. spørgsmål i forb. med tilbud samt ved evt. efterfølgende kontakt omkring leverance og brug.
I den sammenhæng ønsker vi hurtigst mulig reaktionstid for ikke at forsinke håndteringen.
Samlet set taler dette imod interesse i ordren for udenlandske leverandører.

  • Aftalens genstand
    50 stk. Deep Freeze-licenser til PC (ingen hardware)
  • Aftalens anslåede værdi
    Kr. 13.591
  • Forholdende i den pågældende branche, herunder markedets struktur, størrelse og handelspraksis
    Kun én mulig producent men flere mulige leverandører. Handel sker typisk ved elektronisk bestilling og levering.
  • Det geografiske sted
    Der er tale om licenser uden fysiske forsendelser.
    Geografien har derfor næppe betydning i relation til den grænseoverskridende interesse.
  • Kontrakt
    Vi vurderer, at det i tilknytning til nærværende køb er tilstrækkeligt med Købelovens bestemmelser, og at der ikke er behov for yderligere kontrakt eller databehandleraftaler.
    Leveringsdato vil fremgå af leverandørernes tilbagemelding, og vi ønsker ikke at aftale bod eller andet ved forsinkelser men blot henholde os til Købeloven.