Udbudsloven – indkøb nemt og korrekt
Udbudsloven pr. 1. januar 2016
Reglerne for alle offentlige myndigheder er, at købet skal foregå på markedsmæssige vilkår, og at man har tildelt ordren i forhold til “mest fordelagtige” indkøb – altså ikke nødvendigvis det billigste.
Lignende regler gælder for alle andre EU-lande.
(Private virksomheders indkøb er ikke underlagt samme vilkår).
Herunder er reglerne for varekøb og licenser kort forklaret, og i højre kolonne (eller nederst for håndholdte enheder) er der et eksempel på, hvordan man kan dokumentere og overholde reglerne.
Der er 3 muligheder for vare- og licenskøb:
1.
Køb af samme vare
LIG eller MINDRE end
1,5 mill. kr. ekskl. moms
over 4 år
(for staten er det 1 mill. kr.)
Hvis ikke der er “grænseoverskridende interesser” (se herunder):
Indkøb frit ud fra
- “bedste pris” eller
- “mest fordelagtige indkøb samlet set”
Videre forløb:
-> Køber skal finde 2-3 priser eller 2-3 beskrivelser af vare, support, vilkår eller andet, der ligger til grund for tildelingen af købet. Det hedder at “markedsundersøge”.
-> Indkøb så
-> Hvis du vil dokumentere indkøbet, så lad dig f.eks. inspirere af eksemplet i højre kolonne (eller nederst for håndholdte enheder).
2.
Køb af samme vare
OVER
1,5 mill. kr. ekskl. moms
over 4 år
(for staten er det 1 mill. kr.)
Køber skal foretage et EU-udbud
Videre forløb:
-> Foretag EU-udbud sammen med udbudsjurist
3.
Miniudbud
på den frivillige SKI-aftale
02.06 Standardsoftware
Videre forløb:
-> Foretag miniudbud sammen med udbudsjurist
Klart grænseoverskridende interesse?
Køber skal derudover vurdere, om en opgave har såkaldt “klart grænseoverskridende interesse”, altså om en virksomhed i et andet EU-land, kan være interesseret i at byde på ordren.
Det er købers egen vurdering, om ordren har “klart grænseoverskridende interesse”
Ved vurderingen skal man lægge vægt på følgende overskrifter:
- Ordrens genstand
[Beskriv indkøbet, f.eks. 100 stk. software-licenser]. - Ordrens anslåede værdi
[Angiv ca.-værdi i kr. for dette indkøb]. - Forholdene i den pågældende branche, herunder markedets størrelse, struktur og handelspraksis
[F.eks.: Der er én mulig producent men flere mulige leverandører i forskellige lande. Produktet er testet og fundet egnet i vores infrastruktur]. - Det geografiske sted, hvor ordren/kontrakten skal udføres.
[Beskriv hvor levering skal ske. F.eks.: Der er tale om licenser uden fysiske forsendelser. Geografien har derfor næppe betydning i relation til den grænseoverskridende interesse]. - Evt. kontrakt og varighed
[Beskriv om der er udfærdiget en kontrakt, eller på hvilke vilkår indkøbet foretages].
Samlet vurdering:
[Beskriv her, om der samlet set er grænseoverskridende interesser i dette indkøb].
(Se eksempel på Samlet vurdering af Grænseoverskridende interesser i højre kolonne (eller nederst for håndholdte enheder)).
—
NB:
Hvis det vurderes, at en virksomhed i et andet EU-land, kan være interesseret i at byde på ordren, skal indkøber foretage en EU-annoncering i samarbejde med udbudsjurist.
– Link til Udbudsloven
– Link til Udbudsloven, vejledning
– Link til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, Klart grænseoverskridende interesser
Eksempel på Markedsundersøgelse og Grænseoverskridende vurdering:
Markedsundersøgelse:
Der er kun fundet 2 priser. De er ens, så tildeling er sket til den leverandør, der er producentens foretrukne partner, som opfylder vores krav om hurtigst mulig reaktionstid for ikke at forsinke håndteringen.
1) CCpro: Stykpris: kr. 319,80
2) XXX: Stykpris: kr. 319,80
—
Grænseoverskridende vurdering:
Det vurderes, at der samlet set ikke er grænseoverskridende interesse i forbindelse med indkøbet.
I den sammenhæng ønsker vi hurtigst mulig reaktionstid for ikke at forsinke håndteringen.
Samlet set taler dette imod interesse i ordren for udenlandske leverandører.
- Aftalens genstand
50 stk. Deep Freeze-licenser til PC (ingen hardware) - Aftalens anslåede værdi
Kr. 13.591 - Forholdende i den pågældende branche, herunder markedets struktur, størrelse og handelspraksis
Kun én mulig producent men flere mulige leverandører. Handel sker typisk ved elektronisk bestilling og levering. - Det geografiske sted
Der er tale om licenser uden fysiske forsendelser.
Geografien har derfor næppe betydning i relation til den grænseoverskridende interesse. - Kontrakt
Vi vurderer, at det i tilknytning til nærværende køb er tilstrækkeligt med Købelovens bestemmelser, og at der ikke er behov for yderligere kontrakt eller databehandleraftaler.
Leveringsdato vil fremgå af leverandørernes tilbagemelding, og vi ønsker ikke at aftale bod eller andet ved forsinkelser men blot henholde os til Købeloven.